Datenschutzerklärung

Stand: 10. November 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website wid.chat, die Anwendung unter app.wid.chat einschließlich der Onboarding-Seiten (zusammen „Widchat“) sowie für unsere Kommunikation mit Kunden und Interessenten.

1. Verantwortlicher

Widchat, Inh. Kilian Hauber
Am Rosengarten 18B, 79183 Waldkirch, Deutschland
E-Mail: [email protected]
Telefon: +49 15679 833562

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und nicht benannt. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Unsere Rolle: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Widchat ist eine Software für Unternehmen und Agenturen, mit der diese Nachrichten über WhatsApp und weitere Kanäle automatisieren und beantworten. Dabei unterscheiden wir zwei Rollen:

Als Verantwortlicher verarbeiten wir Daten von Besuchern unserer Website, von Nutzern der Anwendung (Konto, Anmeldung, Abrechnung, Support) und von Ansprechpartnern unserer Kunden und Interessenten. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.
Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir Daten, die unsere Kunden über Widchat mit ihren eigenen Kontakten austauschen, zum Beispiel WhatsApp-Nachrichten, Telefonnummern und Gesprächsverläufe. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Unternehmen, mit dem Sie schreiben. Wir verarbeiten diese Daten nur nach dessen Weisung und auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Informationen zur Verarbeitung erhalten Sie bei diesem Unternehmen. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir dorthin weiter (siehe Abschnitt 11).

3. Besuch der Website

3.1 Hosting

Website und Anwendung werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Server stehen in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3.2 Cloudflare

Der Zugriff auf Website und Anwendung erfolgt über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (Reverse Proxy, Verschlüsselung, Schutz vor Angriffen und Überlastung). Dabei verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich bestehen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3.3 Server-Logfiles

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Referrer. Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

3.4 Kein Tracking, selbst gehostete Schriften

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbe-Cookies ein. Schriftarten und alle weiteren Inhalte werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert; es werden keine Inhalte von Drittanbietern in Ihren Browser geladen.

3.5 Cookies und lokale Speicherung

lang (Website): speichert Ihre Sprachwahl (en oder de) für ein Jahr. Beim ersten Aufruf der Startseite wird anhand der Spracheinstellung Ihres Browsers die passende Sprache gewählt.
Sitzungs-Cookie (Anwendung): hält Sie nach der Anmeldung eingeloggt und schützt vor Fälschung von Anfragen. Es wird beim Abmelden oder nach Ablauf der Sitzung gelöscht.
Local Storage: Das gewählte Farbschema (hell oder dunkel) und Ansichtseinstellungen werden nur in Ihrem Browser gespeichert und nicht an uns übertragen.

Diese Speicherungen sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

4. Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Nutzerkonto und Nutzung der Anwendung

5.1 Konto und Organisation

Für die Nutzung von Widchat legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten dabei:

Name, E-Mail-Adresse und Anmeldedaten (Passwörter nur als kryptografischer Hash)
Organisation (zum Beispiel Name der Agentur oder des Unternehmens), Rolle und Mitgliedschaften in Workspaces
Einstellungen und Branding (Logo, Farben, Texte), die Sie hinterlegen
Einladungen an weitere Nutzer (Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person)

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Handeln Sie für ein Unternehmen, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten als dessen Mitarbeiter auf unser berechtigtes Interesse an der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.2 Sicherheits- und Nutzungsprotokolle

Zur Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen protokollieren wir Anmeldungen, IP-Adressen, wichtige Aktionen (zum Beispiel das Verbinden einer WhatsApp-Nummer oder das Aktivieren eines Flows) sowie technische Fehler (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

5.3 E-Mails zum Dienst

Wir senden Ihnen E-Mails, die für den Dienst nötig sind, zum Beispiel Anmelde-Links, Einladungen, Sicherheitshinweise, Statusmeldungen (etwa „WhatsApp-Nummer verbunden“) und Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für den Versand setzen wir einen E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, der in der Liste der Unterauftragsverarbeiter genannt ist. Newsletter versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung.

5.4 Abrechnung

Für die Abrechnung verarbeiten wir Firma, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-ID, Ansprechpartner, Vertragsdaten und Zahlungsinformationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Zahlungsdaten wie Kartennummern verarbeitet der jeweilige Zahlungsdienstleister; wir erhalten nur die zur Zuordnung nötigen Angaben. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir gemäß den handels- und steuerrechtlichen Fristen auf (bis zu zehn Jahre).

5.5 Support

Wenn Sie den Support kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage und, soweit zur Lösung nötig und von Ihnen veranlasst, Einblick in die betroffenen Daten Ihres Workspaces (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. WhatsApp-Anbindung über Meta

Um eine WhatsApp-Nummer mit Widchat zu verbinden, melden Sie sich in einem Fenster von Meta mit Ihrem Facebook- bzw. Meta-Konto an („Facebook Login for Business“) und wählen Ihr Business-Konto und Ihre Nummer aus. Diese Anmeldung findet direkt bei Meta statt; Ihr Meta-Passwort erhalten wir nicht. Meta übermittelt uns danach:

einen Zugriffsschlüssel (Token), mit dem Widchat im Namen Ihres Unternehmens Nachrichten senden und empfangen sowie Vorlagen verwalten darf
die Kennungen Ihres Business-Kontos, Ihres WhatsApp-Business-Kontos (WABA) und Ihrer Telefonnummer
Anzeigename, Telefonnummer, Qualitätsbewertung und Status der Nummer

Den Zugriffsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können den Zugriff jederzeit in Widchat trennen oder in den Einstellungen Ihres Meta-Business-Portfolios entziehen.

6.2 Onboarding-Links

Agenturen können ihren Kunden einen Link zum Verbinden von WhatsApp senden. Rufen Sie einen solchen Link auf, verarbeiten wir die vom Absender vorausgefüllten Angaben (zum Beispiel Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Website) sowie den Zeitpunkt des Aufrufs und Abschlusses, um die Verbindung dem richtigen Workspace zuzuordnen und den Absender über den Status zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Nicht genutzte Links verfallen nach sieben Tagen; die zugehörigen Daten löschen wir spätestens 30 Tage danach.

6.3 Meta als Anbieter von WhatsApp

Nachrichten über WhatsApp werden über die WhatsApp Business Platform (Cloud API) der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, übertragen. Für diese Verarbeitung gelten die Vereinbarungen zwischen dem jeweiligen Unternehmen und Meta, insbesondere die WhatsApp Business Terms of Service, sowie die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Meta kann Daten auch in die USA übermitteln; Meta ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

7. Daten der Kontakte unserer Kunden

Über Widchat verarbeiten unsere Kunden Daten ihrer eigenen Kontakte, zum Beispiel WhatsApp-Telefonnummer, Profilname, Nachrichteninhalte und Medien, Zeitstempel, Zustellstatus, Antworten in Flows und Merkmale, die der Kunde speichert. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2). Wie lange sie gespeichert werden, legt der Kunde fest; nach Vertragsende löschen wir sie gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

8. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen:

unsere Auftragsverarbeiter (Hosting, Netzwerk, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung), die in der Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt sind
Meta, soweit Sie WhatsApp oder weitere Meta-Kanäle verbinden (Abschnitt 6)
die Organisation, zu der Ihr Konto gehört: Inhaber und Administratoren einer Organisation sehen die Mitglieder, ihre Rollen und ihre Aktivitäten in gemeinsamen Workspaces. Bei Workspaces, die eine Agentur für einen Kunden verwaltet, haben Agentur und Kunde im jeweils freigegebenen Umfang Zugriff.
Steuerberater und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen Inhalte unserer Kunden nicht für Werbung oder zum Training von KI-Modellen.

9. Übermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Daten in Deutschland bzw. der EU. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur bei den oben genannten Anbietern Cloudflare und Meta statt und stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss (EU-U.S. Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

Kontodaten: für die Dauer des Vertrags; nach Kündigung werden Konto, Workspaces und Inhalte innerhalb von 30 Tagen gelöscht
Logfiles: 14 Tage, Sicherheits- und Nutzungsprotokolle: 90 Tage
Backups: werden rollierend nach höchstens 30 Tagen überschrieben
Rechnungen und Buchungsbelege: bis zu zehn Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht); in dieser Zeit sind die Daten für andere Zwecke gesperrt

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Wie Sie eine Löschung beantragen, beschreibt die Seite Datenlöschung.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Betrifft Ihre Anfrage Nachrichten, die Sie mit einem Unternehmen über Widchat ausgetauscht haben, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage weiter und unterstützen das Unternehmen bei der Bearbeitung.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Angaben, die für Konto und Vertrag nötig sind, müssen Sie bereitstellen, sonst können wir den Dienst nicht erbringen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Automatische Antworten, die unsere Kunden mit Flows einrichten, sind Funktionen dieser Kunden.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.